Zásady zpracování osobních údajů

1. Správce

Společnost VANĚK LEGAL s.r.o., advokátní kancelář, se sídlem Národní 961/25, 110 00 Praha 1, IČO: 08954046, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 328151 (dále jen „advokátní kancelář“) zpracovává manuálně, v listinné podobě i elektronické podobě jakožto správce osobní údaje fyzických osob (dále jen „subjekt údajů“) a nakládá s nimi v souladu s platnými a účinnými právními předpisy, zejména pak v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

Cílem těchto zásad je informovat subjekty údajů zejména o právním základu a účelech zpracování jejich osobních údajů, o kategoriích zpracovávaných osobních údajů, době jejich uložení, jednotlivých právech subjektů údajů na ochranu osobních údajů včetně možností a způsobů jejich uplatnění.

2. Právní základ a účel zpracování osobních údajů

Advokátní kancelář zpracovává osobní údaje na základě právních titulů stanovených GDPR, výhradně k níže uvedeným účelům, a to v rozsahu nutném pro naplnění účelu, k němuž byly shromážděny. Osobní údaje o:

• klientech nebo potenciálních klientech advokátní kancelář zpracovává na základě (i) plnění smlouvy o poskytování právních služeb uzavřené s klientem, respektive provedení opatření přijatých před uzavřením této smlouvy na žádost klienta a (ii) plnění právních povinností, a to za účelem řádného poskytování svých služeb a plnění zákonných povinností coby poskytovatele právních služeb a daňového subjektu; dále advokátní kancelář na základě svého (iii) oprávněného zájmu oslovuje klienty a potenciální klienty za účelem šíření obchodních sdělení v souladu se zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti;
• třetích osobách shromážděné v souvislosti s poskytováním právních služeb advokátní kancelář zpracovává na základě (i) oprávněného zájmu advokátní kanceláře a (ii) plnění právních povinností, a to za účelem řádného plnění smlouvy o poskytování právních služeb uzavřené s klientem a plnění souvisejících právních povinností vyplývajících z předpisů upravujících výkon advokacie;
• dodavatelích advokátní kancelář zpracovává na základě plnění smlouvy uzavřené s dodavatelem, a to za účelem řádného plnění smlouvy s dodavatelem a souvisejících zákonných povinností coby odběratele a daňového subjektu;
• uchazečích o zaměstnání advokátní kancelář zpracovává na základě plnění smlouvy, respektive provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost uchazeče, a to za účelem případného uzavření pracovní či obdobné smlouvy s uchazečem a plnění zákonných povinností advokátní kanceláře coby potenciálního zaměstnavatele;
• zaměstnancích advokátní kancelář zpracovává na základě plnění smlouvy, kterou je založen pracovněprávní vztah k zaměstnanci, a to za účelem plnění smluvních a zákonných povinností coby zaměstnavatele.

3. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Advokátní kancelář zpracovává zejména následující kategorie osobních údajů:

• identifikační údaje – titul, jméno a příjmení, datum narození, rodné číslo, místo narození, státní příslušnost, IČO, DIČ, evidenční číslo (např. ČAK, ČLK apod.), adresa trvalého pobytu, bydliště apod.;
• kontaktní údaje – emailová adresa, telefonní číslo, adresa pro doručování apod.;
• finanční údaje – číslo bankovního účtu;
• údaje o vztahu subjektu údajů k advokátní kanceláři;
• údaje nezbytné pro plnění evidenčních a vykazovacích povinností advokátní kanceláře jakožto zaměstnavatele a daňového subjektu;
• údaje o kvalifikaci a pracovních zkušenostech subjektu údajů jako uchazeče o zaměstnání v advokátní kanceláři;
• údaje, které advokátní kanceláři poskytli její klienti nebo třetí osoby v rámci plnění smlouvy o poskytování právních služeb a při výkonu činností, které s tímto bezprostředně souvisejí – např. rodinný stav a rodinná situace, finanční situace, údaje o probíhajících/ukončených/hrozících soudních/exekučních/správních řízeních, údaje o případných trestních řízeních a trestních věcech, údaje z dokumentů předložených klientem, video/audio nahrávky apod.

Advokátní kancelář nezpracovává tzv. citlivé osobní údaje s výjimkou případů, kdy je zpracování těchto údajů v souvislosti s poskytováním právních služeb klientovi nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků nebo pokud soudy jednají v rámci svých soudních pravomocí. V takových případech se jedná zejména o kategorie informací o zdravotním stavu nebo o pravomocných odsouzeních.

4. Doba zpracování a uchování osobních údajů

Advokátní kancelář zpracovává osobní údaje klientů a třetích osob podle bodu 2. písm. b) těchto zásad po celou dobu trvání závazku ze smlouvy o poskytování právních služeb uzavřené s klientem. Osobní údaje zaměstnanců advokátní kancelář zpracovává po dobu trvání pracovněprávního vztahu a po jeho skončení do vypořádání vzájemných závazků. U úspěšných uchazečů o zaměstnání se předložené životopisy a další dokumenty stávají součástí osobního spisu zaměstnance. Životopisy neúspěšných uchazečů jsou uchovávány pro účely případného pozdějšího oslovení zájemce maximálně po dobu jednoho (1) roku po zaslání životopisu či ukončení přijímacího řízení, a poté jsou skartovány či jinak likvidovány. Doba zpracování osobních údajů dodavatelů, příp. jejich zástupců, je určena dobou platnosti a účinnosti smlouvy uzavřené s dodavatelem.

Advokátní kancelář zpracovává a uchovává osobní údaje po dobu nezbytně nutnou pro naplnění účelů stanovených v bodu 2. těchto zásad. Následně je s osobními údaji naloženo dle platné právní úpravy, zejm. dle zákona č. 85/1996 Sb., zákon o advokacii, zákona č. 499/2004 Sb., zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a GDPR.

5. Příjemci osobních údajů

Advokátní kancelář poskytuje zpracovávané osobní údaje dalším fyzickým a právnickým osobám, orgánům veřejné moci, agenturám nebo jiným subjektům (dále jen „příjemce“) pouze v míře nezbytné pro naplnění jednotlivých účelů zpracování a na základě odpovídajícího právního titulu pro zpracování osobních údajů.

Příjemci osobních údajů zpracovávaných advokátní kanceláří mohou být:

• orgány veřejné moci, resp. subjekty pověřené plněním úkolů ve veřejném zájmu (např. soudy, správní orgány, notáři, soudní exekutoři);
• dodavatelé advokátní kanceláře v oblasti služeb informačních technologií (včetně správy webových stránek), účetních, daňových a jiných služeb souvisejících s poskytováním právních služeb (např. spolupracující advokáti, daňoví poradci, znalci, tlumočníci, překladatelé apod.);
• smluvní partneři advokátní kanceláře v rozsahu osobních údajů subjektu údajů, jejichž předání či sdílení s příjemcem je nezbytné a plyne z pracovněprávního či funkčního zařazení subjektu údajů v advokátní kanceláři;
• další příjemci dle potřeb a pokynů subjektu údajů/klienta.

6. Práva subjektů údajů

Subjekty údajů mají v souvislosti s ochranou svých osobních údajů zejména následující práva:

• právo na přístup k osobním údajům – subjekt údajů má právo od advokátní kanceláře získat informace o tom, zda zpracovává jeho osobní údaje, a pokud ano, o jaké údaje se jedná a jakým způsobem jsou zpracovávány;
• právo na opravu/doplnění osobních údajů – subjekt údajů má právo, aby advokátní kancelář bez zbytečného odkladu opravila na jeho žádost nepřesné osobní údaje, které se ho týkají; neúplné osobní údaje má subjekt údajů právo kdykoli doplnit;
• právo na výmaz osobních údajů („právo být zapomenut“) – subjekt údajů má právo požadovat, aby advokátní kancelář zlikvidovala osobní údaje, které o subjektu údajů zpracovává, pokud jsou splněny podmínky dle GDPR a subjekt údajů o to požádá;
• právo na omezení zpracování osobních údajů – subjekt údajů má právo požadovat, aby advokátní kancelář v určitých případech omezila zpracování jeho osobních údajů (tj. aby advokátní kancelář v zásadě pouze osobní údaje uchovávala a jinak je nezpracovávala);
• právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů – subjekt údajů má právo kdykoli vznést námitku proti zpracování, které je založeno na oprávněných zájmech advokátní kanceláře, třetí strany nebo je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci;
• právo na přenositelnost osobních údajů – subjekt údajů má právo od advokátní kanceláře získat osobní údaje, které advokátní kanceláři poskytl a které jsou zpracovávané automatizovaně, příp. na jejich předání dalšímu správci, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu;
• právo podat stížnost – subjekt údajů je oprávněn podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů ČR (Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha, www.uoou.cz.), zjistí-li nebo domnívá-li se, že zpracování jeho osobních údajů je prováděno v rozporu s právními předpisy;
• právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů – v případech, kdy je zpracování osobních údajů založeno na souhlasu subjektu údajů, je subjekt údajů oprávněn tento souhlas kdykoliv odvolat, aniž je dotčena zákonnost dřívějšího zpracování provedeného před odvoláním souhlasu.

Více informací o právech subjektů údajů je k dispozici na internetových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů na adrese www.uoou.cz/6-prava-subjektu-udaj/d-27276.

Za účelem uplatnění výše uvedených práv, jakož i v případě jakýchkoliv dotazů, připomínek či stížností týkajících se zpracování osobních údajů, mohou subjekty údajů kontaktovat advokátní kancelář na emailové adrese marek.vanek@vlegal.cz, datovou zprávou na adrese datové schránky: n5xrrzn nebo písemně na adrese sídla advokátní kanceláře Národní 961/25, 110 00 Praha 1, PSČ 110 00. K uplatnění svých práv mohou subjekty údajů využít standardizované žádosti, která je ke stažení zde: Žádost k uplatnění práv subjektu údajů.

Upozorňujeme, že v případě opakovaných či zjevně nedůvodných žádostí o uplatnění výše uvedených práv je advokátní kancelář oprávněna účtovat za realizaci daného práva přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s vyřízením žádosti, případně jeho realizaci odmítnout.

7. Cookies a Google maps

Webové stránky advokátní kanceláře mohou využívat soubory cookie k přizpůsobení potřebám svých uživatelů. Cookie je krátký textový soubor, který webová stránka odešle do prohlížeče návštěvníka. Tento soubor rozšiřuje funkce dostupné na webových stránkách (např. umožňuje zaznamenat preferovaný jazyk stránky a další nastavení) či umožňuje přesnější analýzu jejich využití. Bez ohledu na způsob využití však soubory cookie nebudou shromažďovat osobně určitelné identifikační údaje. Informace uložené v souborech cookie advokátní kancelář nevyužívá k identifikaci návštěvníků a ani nejsou kombinovány s jinými osobními údaji, které by mohly být poskytnuty advokátní kanceláři samotnými návštěvníky. Návštěvníci mohou nastavit svůj webový prohlížeč, aby soubory cookie buď přijímal, nebo odmítal. Pokud se rozhodnou je odmítat, je možné, že nebudou moci využít některých prvků webových stránek advokátní kanceláře.

Více informací o souborech cookie, jaké cookies máte uložené ve vašem zařízení a jak je spravovat a mazat, naleznete na stránce www.allaboutcookies.org.

Google Maps
Pro lokalizování advokátní kanceláře používáme Google Maps. (Google) Informace o používání vyhledávače advokátní kanceláře včetně Vaší IP adresy jsou tak předávány serveru Google do USA, kde jsou ukládány. To znamená, že jakmile používáte vyhledávač, ukládá Google na Vašem počítači rovněž cookie. Prohlášení o ochraně osobních údajů společnosti Google Inc. jsou k dispozici na https://policies.google.com/privacy . V nastavení prohlížeče můžete používání cookies povolit nebo zakázat.

8. Aktualizace informací

Tyto zásady mohou být kdykoliv aktualizovány v důsledku změn postupů advokátní kanceláře pro zpracování a ochranu osobních údajů či příslušných právních předpisů. Advokátní kancelář umístí na své webové stránky oznámení, kterým bude subjekty údajů informovat o všech významných změnách těchto zásad.

VANĚK LEGAL s.r.o., advokátní kancelář, 25. srpna 2023